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行業概述

行業概述

      人們總是希望在需要一份資料的時候,能快速的查找到它,但在檔案管理館、企事業單位檔案管理處,經??梢钥吹焦芾砣藛T為找到需要的資料焦急而忙碌。長久以來這個問題一直困擾著檔案資料管理人員。目前國內檔案館主要運用檔號和條形碼標記形式用于內部的排架和定位。在實物檔案的物流過程中,起著重要作用的是檔號和條形碼。傳統的檔案管理方式存在檔案數量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現象,而信息技術手段的應用則是解決問題的關鍵。RFID技術的引入將徹底改變人們對檔案管理活動的認識。
      通過對當前檔案管理中存在的問題進行分析,廣東中控瑞迪優電子技術有限公司設計出一套基于RFID技術的檔案管理自動化系統,并就該系統的功能模塊架構與管理業務流程進行闡述,以期在檔案自動化、智能化管理方面做出有改善。



需求分析

      近年來,我國檔案事業取得了長足的發展,檔案事業的規模擴大了,數量也逐日增多,檔案的種類日趨多樣化,信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯。
      檔案編目低效
      檔案存放混亂
      檔案查閱耗時
      檔案盤點不便
      失效檔案的管理滯后
      鑒于這種現狀,檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。利用RFID自動識別技術與后臺數據庫管理系統相結合,實現對檔案全過程跟蹤與智能化管理。使用對象包括各類政府、軍隊、事業單位、大中型企業、醫院、學校、圖書館、涉密機關等需要對檔案智能管理的單位及各類卷宗、機密文件管理等。

解決方案

       本系統系統主要功能包含檔案管理、在線監控、借還管理、系統工具、查詢盤點、系統維護、加密解密、個性化服務等模塊。


(1)入館
       新的檔案入庫前,首先要根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目,并通過終端管理器寫入RFID標簽,生成的電子標簽數據被傳送到中心數據庫里以備系統其他模塊調用。
       入庫時,檔案管理信息系統的儲位管理子系統發出入館指令,然后讀取要入館的檔案盒信息,然后儲位自動識別模塊與檔案自動識別模塊進行檔案盒信息匹配,匹配后由儲位自動識別模塊分配該檔案盒的存放儲位,確認無誤后,管理員發出入館確認信息,確認信息通過計算機總線傳遞至該檔案架,儲位指示點亮起,管理人員將檔案盒放至指示點所指示的儲位,按下儲位上的確認按鈕,指示燈熄滅,確認信號反饋回管理系統,入館結束。全部檔案入庫完畢后,在查詢管理子系統中可對已入館的檔案信息進行查詢,從而實現對檔案的可視化、動態化管理。


(2)盤點
       由于RFID的使用,盤點檔案變成一項簡單快速的工作:由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令,RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集,并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息,由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對,修改系統信息或現場信息,從而完成檔案盤點。
(3)查詢
       在查詢相關檔案時,管理員首先通過查詢管理子系統查閱檔案的編目號,系統將根據編目號提取中心數據庫里所儲存的數據信息,核對無誤后發出出庫指令,儲位管理子系統中的檔案自動識別模塊將根據編目號映射其儲位編號,找到該檔案所存放的物理位置。管理員發出出庫指令,儲位指示燈亮起。當檔案經過出庫口時,出庫口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統,管理人員再次確認所查檔案與所出庫檔案一致后確定出庫。此時,系統將記錄下檔案的出庫時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致,監控模塊將向警報模塊發出異常警報。



(4)安全管理
   安全管理子系統可實現對檔案館現場的實時監控與異常警報功能,以防止檔案被毀、被盜等。
(5)防毀管理
   每份檔案入館時先精確測量其重量、頁碼等物理特性, 并存入RFID數據管理系統, 由監控模塊對這些信息進行監控。在檔案被查閱后歸還時,管理員對該檔案的物理特性再次進行檢測,并與檔案借出之前的數據核對,從而可以及時發現檔案有沒有被撕毀、缺失等。
(6)防盜管理
   所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時,由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息,并與出庫指令信息進行核對,如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位,監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報。
(7)銷毀
       檔案的價值具有時間效應,對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理,以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時,將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過程中,當有檔案達到保管期限時,銷毀管理子系統將自動跳出檔案失效提示,由管理員做出銷毀或繼續保管處理。同時,管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統發出無線指令,由各檔案盒上的RFID標簽反饋回保管期限信息,實現對檔案的有效期管理。


特色功能

快速掃描和數據處理
RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數據,這比傳統掃描方式要快超過100倍。
標簽信息容量大
和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比,RFID標簽可存儲的數據量大大增加,可達1K甚至更大的容量;標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能,從而可實現標簽的重復使用。
安全性能高
標簽的數據存取具有密碼保護,識別碼獨一無二,無法仿造,這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。
抗污染性能強
傳統條形碼的載體是紙張,因此容易受到污染,但 RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外,由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上,所以特別容易受到折損; RFID卷標是將數據存在芯片中,因此可以免受污損。
體積小型化
RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制,不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外, RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展,以應用于不同檔案。
更新信息便捷
現今的條形碼印刷上去之后就無法更改, RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據,方便信息的更新。
穿透性閱讀
在被覆蓋的情況下, RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質,并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下,才可以辨讀條形碼。
EAS防盜功能
配合門型通道天線,可以很好的防止檔案丟失,實現非法取走報警功能。

 
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